Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN SANITARIA Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A ELLA. LE ROGAMOS QUE LO LEA DETENIDAMENTE.

 

Dr. Darcy Dane

Responsable de protección de datos

919-703-0207

drdane@carolinabraincenter.com

Fecha de entrada en vigor: 10 de noviembre de 2023

Resumen

Este es un resumen de cómo podemos utilizar y divulgar sus datos sanitarios protegidos y de sus derechos y opciones en lo que respecta a su información. En las páginas siguientes se los explicaremos con más detalle.

Nuestros usos y divulgaciones

Podemos utilizar y divulgar su información como:

• Tratarte.
• Factura de servicios.
• Dirige nuestra organización.
• Investiga.
• Cumplir la ley.
• Responder a las solicitudes de donación de órganos y tejidos.
• Trabaje con un médico forense o un director de funeraria.
• Atender las solicitudes de indemnización de los trabajadores, de las fuerzas de seguridad o de otras administraciones públicas.
• Responder a demandas y acciones judiciales.

Sus opciones

Usted tiene algunas opciones sobre cómo usamos y compartimos la información, como nosotros:

• Comunicarnos con usted.
• Informe a su familia y amigos sobre su enfermedad.
• Proporcionar ayuda en caso de catástrofe.
• Proporcionar atención de salud mental.
• Comercializar nuestros servicios

Sus derechos

Tienes derecho a:

• Obtenga una copia de su información sanitaria protegida en papel o electrónica.
• Corregir su información sanitaria protegida.
• Pedirnos que limitemos la información que compartimos, en algunos casos.
• Obtenga una lista de las personas con las que hemos compartido su información.
• Solicitar comunicación confidencial.
• Obtenga una copia de este aviso de privacidad.
• Elige a alguien que actúe por ti.
• Presentar una queja si cree que hemos violado sus derechos de privacidad.

Propósito

Respetamos su intimidad. También estamos legalmente obligados a mantener la privacidad de su información médica protegida(PHI) en virtud de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico(HIPAA) y otras leyes federales y estatales. Cumplimos las leyes de privacidad estatales cuando son más estrictas o más protectoras de su PHI que la ley federal.

Como parte de nuestro compromiso y cumplimiento legal, le proporcionamos este Aviso de Prácticas de Privacidad(Aviso). Este Aviso describe:

• Nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI, incluyendo nuestro deber de notificarle después de una violación de datos de su PHI no segura.
• Nuestros usos y divulgaciones permitidos de su PHI.
• Sus derechos en relación con su PHI.

Contacte con

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, póngase en contacto con el Dr. Darcy Dane, Responsable de Privacidad

Definición de PHI

Su PHI:

• Es información sanitaria sobre usted:
  • que alguien pueda utilizar para identificarle; y
  • que conservamos o transmitimos en forma electrónica, oral o escrita.
• Incluye información como su:
  • nombre;
  • información de contacto;
  • condiciones médicas o de salud física o mental pasadas, presentes o futuras;
  • el pago de productos o servicios sanitarios

Alcance

Creamos un registro de la atención y los servicios sanitarios que recibe, para proporcionarle atención y para cumplir determinados requisitos legales. Este Aviso se aplica a toda la PHI que generamos.

Cumplimos, y nuestros empleados y otros miembros de la plantilla cumplen, las obligaciones y prácticas de privacidad que describe este Aviso y cualquier cambio una vez que entre en vigor.

Modificaciones del presente anuncio

Podemos cambiar los términos de este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible previa solicitud, en nuestra oficina y en nuestro sitio web.

Notificación de violación de datos

Le notificaremos de inmediato si se produce una violación de datos que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su PHI. Se lo notificaremos en el plazo legalmente establecido.

Usos y divulgaciones de su PHI

La ley permite o exige que utilicemos o divulguemos su PHI por diversas razones, que explicamos en este Aviso. Hemos incluido algunos ejemplos, pero no hemos enumerado todos los usos o divulgaciones permitidos. Cuando utilicemos o divulguemos su PHI o solicitemos su PHI a otra fuente, haremos esfuerzos razonables para limitar nuestro uso, divulgación o solicitud sobre su PHI al mínimo que necesitemos para lograr nuestro propósito previsto.

Usos y divulgaciones para tratamiento, pago u operaciones de asistencia sanitaria

• Podemos utilizar o divulgar su PHI y compartirla con otros profesionales que le estén tratando, incluidos médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina o personal hospitalario que participe en su atención. Por ejemplo, podríamos revelar información sobre su estado de salud general a médicos que le estén tratando por una lesión o afección específica.
• Podemos utilizar y divulgar su PHI para facturar y obtener pagos de planes de salud u otros. Por ejemplo, compartimos su PHI con su plan de seguro médico para que pague los servicios que usted recibe.
• Operaciones de atención médica. Podemos utilizar y divulgar su PHI para administrar nuestra práctica y mejorar su atención. Por ejemplo, podemos utilizar su PHI para gestionar los servicios que recibe o para controlar la calidad de nuestros servicios sanitarios.

Otros usos y divulgaciones

Podemos compartir su información de otras formas, normalmente con fines de salud pública o investigación o para contribuir al bien público. Para más información sobre los usos y divulgaciones permitidos, consulte www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html. Por ejemplo, estos otros usos y divulgaciones pueden implicar:

• Nuestros asociados comerciales. Podemos utilizar y divulgar su PHI a personas o entidades externas que presten servicios en nuestro nombre, como de auditoría, jurídicos o de transcripción(Asociados comerciales). La ley exige que nuestros asociados comerciales y sus subcontratistas protejan su PHI de la misma manera que nosotros. También exigimos contractualmente a estas partes que utilicen y divulguen su PHI sólo según lo permitido y que salvaguarden adecuadamente su PHI.
• Cumplimiento legal. Por ejemplo, compartiremos su PHI si el Departamento de Salud y Servicios Humanos lo requiere al investigar nuestro cumplimiento de las leyes de privacidad.
• Actividades de salud pública y seguridad. Por ejemplo, podemos compartir su PHI con:
  • notificar lesiones, nacimientos y defunciones;
  • prevenir enfermedades;
  • notificar reacciones adversas a medicamentos o defectos de productos sanitarios;
  • denunciar sospechas de abandono o maltrato infantil, o de violencia doméstica; o
  • evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad públicas.
• Responder a acciones legales. Por ejemplo, podemos compartir su PHI para responder a:
  • una orden o citación judicial o administrativa;
  • solicitud de descubrimiento; o
  • otro proceso legal.
• Por ejemplo, podemos compartir su PHI para algunos tipos de investigación sanitaria que no requieren su autorización, como si una junta de revisión institucional(IRB) ha renunciado al requisito de autorización por escrito porque la divulgación sólo implica riesgos mínimos para la privacidad.
• Médicos forenses o directores de funerarias. Por ejemplo, podemos compartir la PHI con médicos forenses, examinadores médicos o directores de funerarias cuando fallece una persona.
• Donación de órganos o tejidos. Por ejemplo, podemos compartir su PHI para organizar una donación autorizada de órganos o tejidos por su parte o un trasplante para usted.
• Indemnización por accidente laboral, aplicación de la ley u otras solicitudes gubernamentales. Por ejemplo, podemos utilizar y divulgar su PHI para:
  • reclamaciones de indemnización de los trabajadores;
  • actividades de supervisión sanitaria por parte de organismos federales o estatales;
  • con fines policiales o con un funcionario encargado de hacer cumplir la ley; o
  • funciones gubernamentales especializadas, como actividades militares y de veteranos, seguridad nacional e inteligencia, servicios de protección presidencial o idoneidad médica.

Sus opciones

En el caso de determinados datos sanitarios, puede indicarnos sus preferencias sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara sobre cómo compartimos su información en las situaciones descritas a continuación, póngase en contacto con nosotros y haremos todo lo posible por seguir sus instrucciones.

Tiene el derecho y la opción de decirnos si lo hacemos:

• Compartir información, como su PHI, estado general o ubicación, con su familia, amigos cercanos u otras personas implicadas en su cuidado.
• Compartir información en una situación de socorro en caso de catástrofe, por ejemplo, a una organización de socorro para ayudar a localizar o notificar a su familia, amigos cercanos u otras personas implicadas en su cuidado.

Podemos compartir su información si creemos que es lo mejor para usted, según nuestro mejor criterio, y:

• Si no puede decirnos sus preferencias, por ejemplo, si está inconsciente.
• Cuando sea necesario para reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.

Usos y divulgaciones que requieren autorización

En estos casos, sólo compartiremos su información si nos da permiso por escrito:

• Comercialización de nuestros servicios.
• Datos de venta.
• Otros usos y divulgaciones no descritos en este Aviso.

Puede revocar su autorización en cualquier momento, pero ello no afectará a la información que ya hayamos utilizado y divulgado.

Sus derechos

Cuando se trata de su información sanitaria, usted tiene ciertos derechos. Esta sección explica sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarle.

Tienes derecho a:

• Inspeccionar y obtener una copia de su PHI. Tiene derecho a ver u obtener una copia electrónica o en papel de la PHI que conservamos sobre usted (derecho a solicitar acceso). También puede solicitar un resumen de su PHI o una explicación de la misma. Algunas aclaraciones sobre sus derechos de acceso:
  • podemos exigirle que presente las solicitudes de acceso por escrito;
  • podemos cobrar una tarifa razonable, basada en los costes, por los gastos de fotocopiado, envío por correo u otros suministros relacionados con su solicitud;
  • puede solicitar que proporcionemos una copia de su PHI a un familiar, a otra persona o a una entidad designada. Requerimos que presente estas solicitudes por escrito con su firma, e identifique claramente a la persona designada y a dónde enviar la PHI;
  • si solicita una copia de su PHI, generalmente decidiremos proporcionarle o denegarle el acceso en un plazo de 30 días; sin embargo, si no podemos actuar en un plazo de 30 días, le comunicaremos por escrito el motivo del retraso y cuándo puede esperar que actuemos en relación con su solicitud; y
  • podemos denegar su solicitud de acceso en determinadas circunstancias limitadas, sin embargo, si denegamos su solicitud de acceso, le proporcionaremos una denegación por escrito con la base de nuestra decisión y le explicaremos sus derechos a apelar o presentar una queja.
• Hacer enmiendas. Puede solicitarnos que corrijamos o modifiquemos la PHI que conservamos sobre usted y que considera incorrecta o inexacta. Para estas solicitudes:
  • debe presentar las solicitudes por escrito, especificar la PHI inexacta o incorrecta y proporcionar una razón que apoye su solicitud;
  • Por lo general, decidiremos conceder o denegar su solicitud en un plazo de 60 días. Si no podemos actuar en el plazo de 60 días, le explicaremos por escrito los motivos del retraso y le diremos cuándo puede esperar que tomemos una decisión, que no podrá superar los 30 días. Sólo pediremos una prórroga una vez en respuesta a una solicitud;
  • podemos denegar su solicitud de modificación si nos pide que modifiquemos una PHI que no forma parte de nuestro registro, que no hemos creado, que no forma parte de un conjunto de registros designados o que es precisa y completa;
  • si denegamos su solicitud, le comunicaremos el motivo por escrito. Tendrá derecho a presentar una declaración por escrito en la que exprese su desacuerdo con la denegación y, si opta por no presentar esta declaración, podrá solicitar que le proporcionemos su solicitud original de modificación y la denegación con cualquier divulgación futura de la PHI sujeta a la modificación. Sin embargo, podemos preparar una refutación por escrito a la declaración de desacuerdo de cualquier individuo; y
  • adjuntaremos el material creado o enviado de acuerdo con este párrafo a su registro designado.
• Solicitar restricciones adicionales. Tiene derecho a pedirnos que limitemos lo que utilizamos o compartimos sobre su PHI (derecho a solicitar restricciones). Puede ponerse en contacto con nosotros y solicitarnos que no utilicemos o compartamos determinada PHI para tratamientos, pagos u operaciones o con determinadas personas implicadas en su atención. Para estas solicitudes:
  • no estamos obligados a estar de acuerdo;
  • podemos decir "no" si afecta a su atención, pero
  • nos comprometeremos a no revelar información a un plan de salud con fines de pago u operaciones de atención sanitaria si la restricción solicitada se refiere a un artículo o servicio de atención sanitaria por el que usted u otra persona, distinta del plan de salud, pagó de su bolsillo la totalidad, a menos que la ley lo exija de otro modo.
• Solicitar un informe de divulgaciones. Tiene derecho a solicitar una relación de determinadas divulgaciones de su PHI que hayamos realizado. Para estas solicitudes:
  • responderemos a más tardar 60 días después de recibir la solicitud. Podemos pedir 30 días más durante este periodo de 60 días, pero si lo hacemos, solo lo haremos una vez, proporcionaremos una declaración por escrito del motivo e indicaremos la fecha en la que tenemos previsto enviar la respuesta;
  • incluiremos todas las divulgaciones excepto las relativas a tratamiento, pago y operaciones de asistencia sanitaria, y algunas otras divulgaciones, como las que usted nos haya solicitado; y
  • le proporcionaremos una contabilidad al año de forma gratuita, pero le cobraremos una tarifa razonable, basada en los costes, si solicita otra en el plazo de 12 meses. Le notificaremos los costes por adelantado y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento.
• Elija a alguien para que actúe en su nombre. Si ha otorgado a alguien un poder médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su PHI. Confirmaremos que la persona tiene esta autoridad y puede actuar en su nombre antes de emprender cualquier acción.
• Solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre cuestiones de salud de una manera determinada o en un lugar concreto. Por ejemplo, puede pedir que sólo nos pongamos en contacto con usted en el trabajo o en una dirección concreta. Para estas solicitudes:
  • debe especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted; y
  • atenderemos solicitudes razonables.
• Presentar quejas. Tiene derecho a presentar una queja si cree que hemos vulnerado sus derechos. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja. Puede presentar una queja:
  • directamente con nosotros poniéndose en contacto con el Dr. Darcy Dane. Todas las quejas deben presentarse por escrito; o
  • en la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. Envíe una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 llame al 1-877-696-6775; o visite hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.